Voostel is verworpen

Onderwerp                           Samen maken we Zwolle Living City

Versienummer                     1.3

Datum      27 oktober 2009

Kenmerk   gb1-2010.031

Portefeuillehouder               Wethouder Knol, Wethouder Kenkhuis

Informant                             Paul Kok,

Eenheid/Afdeling                Ontwikkeling / E&A - MO

Telefoon                              038 498 2363

Email                                   pwm.kok@zwolle.nl

Bijlagen                               1. Projectplan

 

 

De raad wordt voorgesteld te besluiten om:

1         Samen met de partners het project Zwolle Living City uit te voeren.

2         In te stemmen met de living lab ontwikkelmethode

3         Het totale projectbudget voor drie jaar van 1,5 miljoen euro vast te stellen, waarvan de bijdrage van de partners in de stad en de provincie respectievelijk € 700.000 en € 500.000 bedraagt en het gemeentelijk deel € 300.000

4         De gemeentelijke bijdrage van € 300.000 te dekken uit het cofinancieringfonds conform de Perspectiefnota 2010 – 2013.

 

 

Inleiding

Zwolle heeft inwoners en bezoekers veel te bieden. Te weinig mensen weten dat. Eenmaal de stad bezocht geven mensen steevast aan dat ze geen idee hadden dat Zwolle zo mooi is en zoveel te bieden heeft.

Om het cultuuraanbod (inclusief evenementen, sport en historische binnenstad) beter vindbaar te maken en actief onder de aandacht te brengen van potentiële bezoekers, hebben de directeuren van de cultuurinstellingen Zwolle, verenigd in het DOK, eind 2008 de handen ineen geslagen. Daaruit is het project Zwolle Living City ontstaan met een samenwerkingsverband bestaande uit: Odeon De Spiegel, Bibliotheek, Hedon, Museum de Fundatie, Stedelijk Museum, ArtEZ, HCO, Muzerie, Stichting Topsport, IJsselhallen, FC Zwolle, Filmtheater, aanspreekpunt Multiculturele organisaties, Stichting Doen, RBT, Zwolle Marketing, Novay (voorheen telematica instituut) en Abel Adventures. Ook Windesheim heeft aangegeven zich hierbij aan te willen sluiten.

Doel is zoals gezegd om niet alleen het cultuuraanbod beter vindbaar te maken maar vooral ook om (potentiële) bezoekers actief te benaderen om ze te verleiden om naar Zwolle te komen. Bezoekers aan Zwolle komen in hoofdzaak vanuit de regio en dan vooral voor de dagelijkse dingen (winkelen, werken, naar school gaan). Zwolle wordt te weinig en volgens sommigen niet (h)erkent als toeristische of vrijetijdsbestemming. Dat geldt nog meer voor mensen van buiten de regio. Wanneer mensen gericht worden benaderd dan komen ze wel. Zo kwam 50% van de bezoekers aan de tentoonstelling van Jeroen Krabbé (Fundatie) van buiten de regio waarvan een groot deel vanuit de Randstad. Het via de media promoten van het aanbod van Zwolle is echter duur en het effect ervan is weg zodra je er mee stopt. Op termijn zal de imagocampagne van Zwolle Marketing het imago van Zwolle versterken maar ook dan blijft een actieve marktbenadering noodzakelijk om de concurrentie met andere steden en regio’s het hoofd te bieden.  

Het project Zwolle Living City gaat bovengenoemde uitdaging vanuit drie invalshoeken aanpakken (zie de bijlage voor een nadere uitwerking):

1)             Op korte termijn (nog dit jaar) wordt het aanbod van Zwolle gebundeld via een Zwols Uitburo met een gelijknamige website. Omdat de Zwolse website onderdeel is van een landelijk Uitburo netwerk, is daarmee het aanbod ook landelijk beter vindbaar. De landelijke Uitburo organisatie geeft aan dat de betere vindbaarheid en de mogelijkheid om direct een kaartje te kopen in het algemeen leidt tot 15% meer bezoek en deelname aan het cultuuraanbod.

2)             In 2010 wordt bestaande technologie zoals interactieve schermen op innovatieve wijze ingezet om bezoekers aan de stad te verleiden om het bezoek te verbreden naar andere bestemmingen in de stad dan waar men primair voor kwam. Uit statistisch onderzoek blijkt dat het bezoek dan leidt tot meer bestedingen in de stad en een meer intense en daardoor meer gewaardeerde beleving van het aanbod en de stad.

3)             Bij ad 1 ligt het initiatief geheel bij de bezoeker. Bij ad 2 nemen we het initiatief over door via bijvoorbeeld interactieve schermen in de openbare ruimte de bezoeker te herkennen en op maat een aanbod te doen zodat het bezoek verbreed en verlengd wordt. Punt blijft om de bezoekers zover te krijgen dat ze naar Zwolle komen zonder daarvoor jaarlijks veel geld uit te moeten geven aan media campagnes. Binnen het project wordt daartoe nieuwe technologie ontwikkeld waarmee we op experimentele basis gericht het gedrag van mensen willen beïnvloeden om naar Zwolle te komen. Het is vooral dit deel van het project dat de provincie, bedrijfsleven en Windesheim deed besluiten om te participeren in en bij te dragen aan het project. In de pers wordt iedere ontwikkeling op dat gebied sterk uitvergroot. In het communicatieplan van het project is de inzet om hiermee voor Zwolle de belangstelling van de landelijke media te trekken.

 

De gemeente Zwolle is gevraagd te participeren in het project en als verbindende factor het project te leiden. De provincie heeft op basis van het ingediende projectvoorstel een driejarige subsidie verleend vanuit het Programma ICT-diensteninnovatie onder voorwaarde van een cofinanciering van drie ton euro door de gemeente.

Als werknaam voor het project is gekozen voor Zwolle Living City. Enerzijds omdat het project tot doel heeft om Zwolle (nog meer) als levendige stad te profileren die interactief communiceert met de inwoners en (potentiële) bezoekers. Anderzijds omdat het verwijst naar de “Living Lab ontwikkelmethode”. Bij die methode worden producten in de dagelijkse praktijk samen met de potentiële gebruikers (burgers en bezoekers) ontworpen en getest. Het grote voordeel is dat er snel resultaat is dat aansluit bij de behoefte van de gebruiker. Bovendien beperkt de methode het financieel risico omdat het geheel ontwikkeld wordt in kleine delen met ieder een beslismoment om er wel of niet mee door te gaan.

Na drie jaar worden de in het project behaalde resultaten belegd in een organisatie voor het beheer en de doorontwikkeling ervan. Uitgangspunt daarbij is dat die organisatie op eigen kracht verder kan met de huidige partners als klant.

 

Beoogd effect

Het project Zwolle Living City leidt tot een betere positionering en betere vindbaarheid van het cultuuraanbod met als beoogd effect:

·         Meer cultuur- en toeristische bestedingen in Zwolle

·         Kennis en ervaring met inzet van interactieve, informatieve communicatievormen en middelen voor de interactie met inwoners en (potentiële) bezoekers van Zwolle

·         Zwolle profileren als Levendige Stad (Living City)

Het is lastig om de effecten uit te drukken in concrete cijfers omdat het project op onderdelen uniek is in Nederland. UITburo Nederland geeft aan dat alleen al de maximale uitnutting van het UITburo concept kan leiden tot een toename van de bekendheid van en deelname aan het cultuuraanbod van 15%. Indirect zal een betere profilering en herkenbaarheid van Zwolle als levendige stad ook bijdragen tot een groei van het cultuuraanbod met spin-off naar andere sectoren zoals de middenstand, horeca en bedrijfsleven en andere beleidsvelden zoals onderwijs en wonen.

 

Argumenten

1.1    Het voorstel past in ingezet beleid

Het beter profileren en uitdragen van het cultuuraanbod van Zwolle is een doelstelling van de vigerende cultuurvisie 2005-2008. In de cultuurvisie 2020 is een Zwols UITburo opgenomen als doelstelling.

In het Toeristisch Offensief is het versterken van het dag- en meerdaags verblijfstoerisme als doelstelling opgenomen. Zwolle Living City is een voorwaarde om in korte tijd zowel lokaal, regionaal als landelijk, onder een breed publiek, Zwolle te profileren als de stad waar iets gebeurd en waar het goed toeven is.

De meerjaren doelstelling voor toerisme in de begroting 2009 - 2013 is een toename van totaal ruim 100.000 bezoekers. Op basis van de ervaringen van UITburo Nederland en de cijfers van NIPO moet Zwolle Living City een belangrijke bijdrage leveren aan de gewenste groei van het aantal bezoekers.

1.2       Cultuuraanbod Zwolle beter vindbaar en meer toegankelijk

Momenteel hebben de diverse instellingen een eigen website en plegen eigen marketing. Met een gezamenlijke website en marketing wordt het cultuuraanbod van Zwolle beter vindbaar. Het merk UITburo heeft landelijke bekendheid en is landelijk een erkende vindplaats voor het cultuuraanbod in de aangesloten steden en regio’s.

1.3       Samenwerking partners leidt tot een kwantitatieve en kwalitatieve spin-off

Partners die voorheen zich vooral concentreerde op de eigen business hebben elkaar gevonden in dit project. Die samenwerking heeft inmiddels al geleid tot afspraken over het op elkaar afstemmen van de programmering, nieuwe activiteiten en andere vormen van samenwerking. Ook buiten de eigen sector wordt de samenwerking gezocht met bijvoorbeeld horeca en verblijfsaccommodaties.

1.4       Meer bezoekers aan Zwolle die daar langer (meerdaags) verblijven en meer besteden

Zwolle heeft veel te bieden maar draagt dat te weinig uit. Wanneer meer mensen op de hoogte zijn van het aanbod dan leidt dat tot meer bezoekers.

Door samenhang in het aanbod wordt het voor bezoekers eerder de moeite waard om de reis naar Zwolle te maken en daar meerdaags te blijven.

In het zomerseizoen maar ook daarbuiten zijn er miljoenen toeristische overnachtingen in het Vechtdal, de Veluwe, de Kop van Overijssel en de IJsseldelta. De interactieve technologie van Zwolle Living City zal er toe leiden dat een groter aandeel van die toeristen naar Zwolle komen. Hierdoor profiteert Zwolle meer van de ligging in het hart van het grootste toeristisch gebied van Nederland (Vechtdal, Veluwe, IJsseldelta, Kop van Overijssel).

1.5       Living City biedt ook kleinere en/of beginnende instellingen een platform om zich te profileren

Zwolle Living City wordt gedragen door de “founding partners” die er voor zichzelf voldoende brood in zien om er zich aan te verbinden en er in te investeren. De aanwezigheid van dat platform maakt het ook voor kleinere organisaties mogelijk om tegen een geringe gebruiksvergoeding zich via Zwolle Living City te profileren en hun aanbod vindbaar te maken. Zo kan men niet alleen aanwezig zijn op de website van het UITburo Zwolle maar kan men bijvoorbeeld ook op basis van de marketingdatabase van Zwolle Living City een email of SMS sturen naar een specifieke doelgroep om de aandacht te vestigen op het aanbod van die instelling. Tegen geringe kosten heeft men dan een groot bereik dat op eigen kracht niet te betalen was.

1.6       Profilering van Zwolle als levendige stad

 Zwolle is een mooie stad met een aantrekkelijk aanbod maar buiten Zwolle weten te weinig mensen dat. Eenmaal hier geweest is men verbaasd en onder de indruk van hetgeen Zwolle te bieden heeft.

Zwolle heeft een nieuw communicatieconcept dat door Zwolle Marketing via partners in de stad moet worden uitgedragen. Zwolle Living City wordt door Zwolle marketing gezien als een belangrijk instrument om voor relatief weinig geld Zwolle te promoten als aantrekkelijke stad.

1.7       Leidt tot hoogwaardige innovatieve kennis en ervaring

De kennis en technologie die het project oplevert is ook bruikbaar voor de primaire processen van de gemeente richting burgers en bedrijven. Binnen Living City wordt bijvoorbeeld ingezet op objectherkenning door de slimme telefoon te richten op een object en daarover informatie te geven. Dat object zou ook een huis kunnen zijn en de informatie zou ook kunnen zijn wat er volgens het bestemmingsplan daar mogelijk is. In het verlengde daarvan zou men, zoals bij Living City online een kaartje gekocht kan worden, in voorgaand voorbeeld een transactie kunnen starten om bijvoorbeeld een vergunning aan te vragen. Hierin is niet voorzien in Living City maar er kan wel worden voortgeborduurd op de in Living City ontwikkelde kennis en instrumentarium.

1.8       Snel resultaat

Het UITburo kan binnen enkele maanden operationeel zijn. Living City wordt in kleine modules doorontwikkeld die per direct in de praktijk worden ingezet om de mogelijkheden van het UITburo uit te breiden.


 

2.1       Living Lab aanpak is een in praktijk bewezen aanpak voor dit type projecten

De Europese Unie beveelt de aanpak aan om de volgende redenen:

§         gebruikers krijgen invloed op het ontwikkelen van de diensten en producten waar ze zelf gebruik van maken. Die sluiten daardoor beter aan bij hun behoeften en mogelijkheden.

§         bedrijven krijgen de mogelijkheid om nieuwe producten en diensten te ontwikkelen die aansluiten bij de behoeften van de markt; de tijd tussen idee en introductie wordt bekort; door samenwerking met anderen wordt innoveren efficiënter.

§         kennisinstellingen kunnen hun onderzoekskwaliteiten inzetten om tot innovaties te komen en de effecten daarvan te meten; kennis blijft minder vaak op de plank liggen; ideeën worden in de praktijk getoetst.

§         overheden zijn op zoek naar nieuwe samenwerkingsverbanden om publieke diensten efficiënter uit te voeren dan ze zelf kunnen.

De Living Lab aanpak is door Novay, verantwoordelijk voor de technologie ontwikkeling, meerdere malen met succes ingezet.

2.2       Efficiënt

Directe feedback van gebruikers als ontwerper en tester in de praktijk maakt tegen een geringe investering in korte tijd duidelijk of iets de moeite waard is om door te ontwikkelen of niet.

2.3       Resultaten sluiten aan bij de wensen van de gebruikers

De gebruikers (partners, inwoners en bezoekers) zijn in kort lopende trajecten direct betrokken bij het ontwerpen en testen van een of meerdere modules. Een module die niet voldoet aan de wensen van de gebruikers komt niet door de test, wordt niet doorontwikkeld en wordt niet geïntegreerd in het Living City platform.

 

3.1          Kosten per deelnemer laag

De totale kosten van het project bedragen in drie jaar totaal 1,5 miljoen euro. Dat is een heel bedrag maar per jaar is het voor ieder van de partners relatief een klein bedrag met een aantrekkelijk return on investment in het vooruitzicht.

 

4.1        Voldoet aan de voorwaarden voor cofinanciering door de Gemeente Zwolle

Een of meerdere derden partijen moeten een substantiële bijdrage leveren aan de totale besteding: Van de totaal 1,5 miljoen euro die het project in drie jaar kost dragen de instellingen en ondernemers €700.000 en de provincie € 500.000 bij. De bijdrage van de gemeente is € 300.000.

De investeringen en bestedingen in cofinanciering moeten passen binnen de vastgelegde beleidsdoelen van de gemeente:

De beoogde effecten van het project liggen vast in bestaand beleid en in de programmabegroting.

De medefinanciering van de externe partijen moet substantieel zijn:

De financiële bijdrage van de externe partijen is 80%.

De toekomstige dekking voor nieuwe cofinancieringprojecten moet komen uit het nog vrije deel van het binnen spaarfonds voor cofinanciering afgezonderde bedrag.

In het totaalbeeld van het actuele financiële kader is er ruimte voor het afzonderen van € 5,5 miljoen voor nieuwe cofinancieringen.

 

Risico’s

1. Het is op onderdelen een uniek project met voor een deel nog te ontwikkelen technologie

Het project Zwolle Living City bestaat uit de realisatie van een UITburo Zwolle en uit een innovatieve component. Aan de realisatie van het UITburo Zwolle zijn geen bijzondere risico’s verbonden. Het is bestaande technologie die elders meerdere malen met succes is toegepast. De voor het voeden en functioneren van het UITburo vereiste partners hebben zich contractueel voor drie jaar verbonden voor hun inbreng en financiële bijdrage met stilzwijgende verlenging voor drie jaar.

De innovatieve component van het project Zwolle Living City is niet zonder risico. Het is nieuwe technologie waarbij veel partners moeten samenwerken om het tot een succes te maken. Om dat risico te beperken zijn partners bij elkaar gebracht met relevante kennis en ervaring die met elkaar de potentie hebben om ook deze component succesvol te maken. Realisatie is een ding maar de toepassing ervan bepaalt het succes. De toepassing ervan staat en valt met de mate waarin we toegang krijgen tot de media van de (potentiële) bezoeker. Dat is een onzekere factor. Wel is bekend dat consumenten nieuwe toepassingen, deels uit nieuwsgierigheid, redelijk welwillend tegemoet treden. Omdat nu nog onzeker is of dit gaat lukken, maken we het risico hanteerbaar door de technologie zo te ontwikkelen dat deze ook via de meer traditionele manier kan worden ingezet. Daarbij denken we aan de kaartjes die ook nu al leverbaar zijn die de klant in zijn telefoon steekt en daarmee routegebonden informatie krijgt. Het bedrijf Abel, een van de partners in het project, brengt deze kaartjes nu al met succes op de markt.

 

2. Resultaat

Een eerdere poging om het cultuur aanbod van Zwolle vindbaar te maken via het Cultuurpunt Zwolle is niet gelukt. Dat kwam voornamelijk door het tekort aan draagvlak, financiën voor marketing en pr en samenwerking. Waarom zal het nu anders gaan:

§         De partners in het project zijn leverancier en klant / gebruiker van het eindresultaat.

§         Ervaringen met de UITburo’s tonen aan dat de samenwerking tussen culturele en sport instellingen, gemeente, provincie en een professionele marketing organisatie (Zwolle Marketing), de grootste kans van slagen heeft.

§         Het project voorziet in voldoende marketingmogelijkheden met een professionele stadsmarketingpartij Zwolle Marketing die kennis en kunde levert en waar nodig als onpartijdige een regiefunctie kan vervullen. Probleem bij cultuurpunt was dat het onbekend is gebleven.

§         Instellingen zijn verder dan enkele jaren geleden waardoor samenwerking meer voor de hand ligt. Er is een gevoel van urgentie vanwege de crisis waardoor verdere groei in marketing en pr voor alle partijen essentieel is.

§         Er wordt gebruik gemaakt van een bewezen en betaalbare infrastructuur (UITburo) en de kennis en ervaring van Novay voor de uitbreiding en toepassing van die infrastructuur. UITburo heeft al aangegeven belangstelling te hebben voor de uitkomsten van het project om deze te integreren in het UITburo.

§          

3. De samenwerking

Voor de partners was en is de deelname van de gemeente in het project een belangrijk verbindende factor om de kans op het uiteenvallen van het consortium te beperken.

Alle partners onderschrijven de toegevoegde waarde van het UITburo Zwolle. Samenwerking is daarvoor vereist en daarmee een goede waarborg om bij elkaar te blijven.

De Living Lab aanpak brengt met zich mee dat er vanaf de start van het project van maand tot maand bruikbare producten worden opgeleverd en ingezet. Wanneer het project tussentijds moet worden beëindigd zijn er altijd een aantal modules opgeleverd en gaan alleen de modules verloren die wel in ontwikkeling zijn maar nog niet opgeleverd.

 

4. De financiering

De provincie heeft in een beschikking € 500.000 toegekend als subsidie voor drie jaar onder voorwaarde van cofinanciering door de gemeente. Wanneer de gemeente niet deelneemt aan het project dan vervalt die subsidie en stopt het project. De subsidie van de gemeente bedraagt 3 ton in drie jaar wat neerkomt op € 100.000 euro per jaar. Het project draagt bij aan vier beleidsvelden (toerisme, cultuur, stadsmarketing en sport).

 

5. Beheersing van budget en tijd

Innovatie is nooit klaar en kan altijd geld gebruiken. In het project Zwolle Living City zijn budget en tijd taakstellend om het beoogde resultaat te behalen. Overschrijding van het budget of de tijd is daarmee uitgesloten.

Door krachtig projectmanagement en een adequate project administratie worden de gestelde doelen binnen de beschikbare tijd en geld gerealiseerd. Door het werk in kleine porties te verdelen met een taakstellend budget in tijd en geld, is het risico van overschrijding laag. Een overschrijding in een werkpakket is alleen mogelijk na goedkeuring door de stuurgroep en onder bijstelling van een ander werkpakket.

Het project wordt aangestuurd door een stuurgroep waarin de partners op managementniveau zijn vertegenwoordigd, voorgezeten door het hoofd van de afdeling Economie & Arbeid van de gemeente Zwolle. De stuurgroep komt regelmatig bijeen en ontvangt regelmatig projectrapportages. In de projectplanning zijn beslismomenten ingebouwd waar de stuurgroep om een zogenaamde “go/nogo” beslissing wordt gevraagd.

De beschikbare tijd en geld wordt op basis van concrete productdefinities en productfases via werkorders ingezet in de uitvoeringsorganisatie. Voor een werkorder is een werkorder manager verantwoordelijk die periodiek de voortgang rapporteert en verstoringen direct bespreekt met de projectmanager. Waar nodig wordt de stuurgroep geïnformeerd en beslist op basis van concrete voorstellen hoe om te gaan met de verstoring.

 

Financiën

De totale kosten bedragen 1,5 miljoen euro in drie jaar:

€ 700.000 wordt gedekt uit de bijdrage van de partners op basis van getekende contracten

€ 500.000 wordt gedekt uit de toegekende subsidie van de provincie

€ 300.000 gemeentelijke bijdrage welke wordt gedekt uit het cofinancieringfonds.

 

Communicatie

Communicatie is altijd essentieel maar is zeker voor dit project van meer dan wezenlijk belang. Om die reden wordt een communicatieadviseur ingeschakeld voor het opstellen voor een communicatieplan en het begeleiden van het project. In het communicatieplan wordt de communicatie uitgewerkt voor de volgende doelgroepen.

 

1.       Partners

In het project werken partners vanuit verschillende sectoren en overheden (provincie en gemeente) samen die eerder niet in deze samenstelling met elkaar hebben samengewerkt. De instelling van een stuurgroep waarin de partners op management niveau vertegenwoordigd zijn en de professionele projectorganisatie zijn goede waarborgen dat de communicatie professioneel gewaarborgd is. We besteden echter ook aandacht aan de communicatie met de achterban van de direct betrokkenen in het project en de klantorganisatie, sponsoren en markt van de partners. Die communicatie verloopt uiteraard via de partners maar vanuit het project wordt dat gefaciliteerd met nieuwsbrieven, een website en dergelijke.

 

2.       Bestuur en ambtenaren

Er is in de aanloop naar het project uitgebreid gesproken over de rol van het bestuur van provincie en gemeente. De verleiding is groot om de betrokkenheid van provincie en gemeente te benadrukken door bestuurders op te nemen in de stuurgroep / projectorganisatie. Daar is niet voor gekozen. Het initiatief voor het project komt van de cultuurinstellingen en ondernemers. Provincie en gemeente hebben veel belang bij het project en geven daar blijk van door hun participatie en bijdrage. Op de keper beschouwd zijn ze echter één van de partners en loopt de communicatie via die route. Zoals bij alle partners is ook bij de gemeente en provincie intern gewaarborgd dat het bestuur afdoende geïnformeerd wordt.

 

3.       Sector en bezoekers

De kern van Zwolle Living City is het vermarkten van het cultuuraanbod via een levendige interactie tussen cultuuraanbieders en cultuurgebruikers. Onder het motto “act as you preache” wordt ook het project als zodanig interactief vermarkt naar de sector en de bezoekers.

4.       Publiek en collega overheden

Een project met innovatieve technologie en marketing als resultaat gaan we ook uitdragen. We communiceren wapenfeiten zodra ze bewezen succesvol zijn en delen onze zoektocht en opgedane kennis en ervaring in het innovatieve proces met anderen. Ten aanzien van het Zwolle UITburo zetten we nadrukkelijk in op marketing en communicatie omdat dit bewezen technologie is waarvan het succes staat en valt bij een effectieve marketing en communicatie.

 

Vervolg

Stap 1 is de aanschaf van de licentie en de installatie van de software en content voor het UITburo Zwolle. De ambitie is om het UITburo nog dit jaar operationeel te hebben.

Stap 2 is de inkadering en de uitvoering van de experimenten. Inwoners van Zwolle waaronder de raadsleden worden betrokken bij het opzetten en uitvoeren van de experimenten.

 

Openbaarheid

Het voorstel is openbaar.

 

 

Burgemeester en wethouders van Zwolle,

 

 

de burgemeester, H.J. Meijer

 

 

de secretaris, O. Dijkstra